Informativa privacy

Informativa in materia di protezione dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679)

Italcosmetici SRL, con sede legale in Via M. Viganò De Vizzi 62 – 20092 Cinisello Balsamo, e-mail […], in qualità di Titolare del trattamento (di seguito, “Italcosmetici” o la “Società” o il “Titolare”), fornisce di seguito le informazioni comuni a tutti i trattamenti dei dati personali effettuati nel contesto della propria attività, anche tramite il sito istituzionale.

a. Categorie di Interessati e dati personali trattati

Il Titolare tratta i dati personali di:

clienti

potenziali clienti* e,

limitatamente ai dati anagrafici e di contatto, persone fisiche che agiscono per conto dei clienti e potenziali clienti (di seguito, complessivamente, i “Clienti”);

fornitori persone fisiche e, limitatamente ai dati anagrafici e di contatto, persone fisiche che agiscono quali referenti e incaricati dei fornitori (di seguito, complessivamente, i “Fornitori”);
persone fisiche che visitano il sito o che accedono ed usufruiscono dei servizi web offerti da Italcosmetici, accessibili per via telematica a partire dall’indirizzo: http://www.italcosmetici.com/it/ , corrispondente alla pagina iniziale del sito ufficiale della Società (di seguito, “gli Utenti”). A tale proposito, si precisa che l’informativa è resa solo per il sito di Italcosmetici e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’Utente tramite link.

(di seguito, tutti, anche gli “Interessati”).

* Si tratta di soggetti che, in circostanze apposite (come, ad esempio, in occasioni di fiere di settore) hanno fornito i loro dati (compreso l’indirizzo e-mail) appositamente per istituire e mantenere contatti con finalità commerciali con Italcosmetici.

I dati personali trattati sono:

con riferimento ai Clienti: dati anagrafici, residenza, coordinate di contatto anche elettroniche, codice fiscale, partita IVA, dati contabili, coordinate bancarie;
con riferimento ai Fornitori: dati anagrafici, residenza, coordinate di contatto anche elettroniche, codice fiscale, partita IVA, dati contabili, coordinate bancarie;
con riferimento agli Utenti:

c.1. Dati di navigazione: i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. In questa categoria di dati rientrano: gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer e dei terminali utilizzati dagli utenti, gli indirizzi in notazione URI/URL (Uniform Resource Identifier/Locator) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente.

c.2. Dati comunicati dall’Utente: l’invio facoltativo, esplicito e volontario di messaggi tramite la compilazione dei moduli presenti sul sito comporta l’acquisizione dei dati di contatto del mittente, necessari a rispondere, nonché di tutti dati personali inclusi nelle comunicazioni e nei form di registrazione. Specifiche informative verranno pubblicate nelle pagine del sito predisposte per l’erogazione di determinati servizi.

c.3. Cookie e altri sistemi di tracciamento

Consultare la cookies policy presente sul sito.

(di seguito, i “Dati Personali”).

b. Finalità e basi giuridiche del trattamento

FINALITA DEL TRATTAMENTO	BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
Acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione di un contratto, gestione della conclusione del contratto e della sua esecuzione (compresi gli adempimenti amministrativi e contabili, quali la gestione degli ordini, delle consegne, dei pagamenti…). Rientrano in tale fattispecie le comunicazioni di servizio (comprese quelle informative sui prodotti e l’attività di Italcosmetici, su richiesta degli Interessati) inviate, anche mediante l’utilizzo di strumenti automatizzati, alle coordinate di contatto fornite dagli Interessati.	Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato o di un contratto di cui l’interessato è parte.
Adempimento di un obbligo legale connesso a disposizioni civilistiche, fiscali e amministrative, di normativa comunitaria, di norme, codici o procedure approvati da Autorità e altre Istituzioni competenti, nonché per dare seguito a richieste da parte dell’autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge.	Adempimento di un obbligo legale al quale è soggetta Italcosmetici.
Fare valere e difendere i propri diritti, anche mediante iniziative stragiudiziali ed anche attraverso terze parti, e prevenzione di frodi.	Perseguimento del legittimo interesse di Italcosmetici **
Limitatamente ai dati degli Utenti sub par. 1 punto c), i relativi trattamenti sono necessari per consentire all’Utente di accedere al sito web di Italcosmetici e navigare in modo ottimale, nonché per gestire le sue richieste pervenute attraverso il sito.	Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.
Limitatamente ai dati di navigazione degli Utenti sub par. 1 punto c1), per finalità di sicurezza dei sistemi del Titolare.	Perseguimento del legittimo interesse di Italcosmetici **

** L’attività di trattamento sarà limitata a quanto strettamente necessario per il perseguimento della finalità indicata.

c. Obbligatorietà del rilascio dei dati richiesti e conseguenze del mancato rilascio

Per il perseguimento delle finalità sub. par. 2 l’eventuale mancato conferimento anche parziale impedisce il perfezionarsi del rapporto contrattuale stesso o l’adempimento degli obblighi connessi alla sua esecuzione o svolgere l’attività richiesta dagli Interessati (come, ad esempio, rispondere alle eventuali richieste degli Utenti).

d. Modalità del trattamento

I Dati Personali saranno temporaneamente conservati nei database del Titolare e saranno trattati a mezzo di strumenti sia manuali sia informatici esclusivamente da parte di soggetti a ciò autorizzati ed appositamente istruiti.

e. Destinatari/categorie di destinatari dei dati personali

Per le finalità sub. par. 2:

i Dati Personali degli Interessati potranno essere comunicati:

agli autorizzati al trattamento del Titolare (dipendenti e collaboratori);
a terzi fornitori di servizi a Italcosmetici – tra cui servizi informatici, contabili, amministrativi, legali, assicurativi, bancari – che opereranno, se del caso, in qualità di responsabili del trattamento;
a società e professionisti terzi incaricati per fare valere diritti, interessi, pretese di Italcosmetici nascenti dal rapporto con gli Interessati;
alle Amministrazioni dello Stato, Autorità giudiziarie o amministrative, Enti pubblici e privati, anche a seguito di ispezioni e verifiche;
a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria.

Limitatamente ai Clienti e Fornitori, i relativi dati personali potranno essere comunicati:

a terzi – eventualmente anche residenti in territori extra-UE – che, previa comunicazione da parte di Italcosmetici dei Dati Personali strettamente necessari, operino in qualità di trasportatori o depositari assumendo il ruolo di titolari autonomi correlati per la parte di trattamento loro spettante;

uffici doganali preposti ad effettuare le operazioni di competenza.

In particolare, per la sola finalità sub. par. 2 n. 4, i dati personali degli Utenti potranno essere comunicati:

agli addetti alla gestione del sito, all’erogazione del relativo servizio richiesto dall’Utente, ai sistemi informatici, di sicurezza e di archiviazione dei dati,
a soggetti esterni che effettuano la gestione e manutenzione del sito e che erogano i relativi servizi di matura tecnica,

che opereranno, se del caso, in qualità di responsabili del trattamento.

Viene indicata solo la categoria dei destinatari, in quanto oggetto di continui aggiornamenti. Per conoscere l’elenco aggiornato dei destinatari, gli Interessati potranno rivolgersi direttamente a Italcosmetici, scrivendo alle coordinate di contatto di cui al punto 1.

Il Titolare garantisce la massima cura affinché la comunicazione dei Dati Personali ai predetti destinatari riguardi esclusivamente quelli strettamente necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati.

f. Periodi di conservazione dei dati personali

I Dati Personali verranno conservati:

i dati dei Clienti e Fornitori:

per quanto riguarda i già clienti e i Fornitori, almeno per tutta la durata del rapporto contrattuale e successivamente per un periodo di 10 anni e sei mesi (pari al termine di prescrizione delle azioni rilevanti, aumentato di un periodo prudenziale di sei mesi) per adempiere agli obblighi normativi (come, ad esempio, quello di conservazione dei documenti, a seconda dei casi, di consegna o trasporto) a carico del Titolare e per assicurare a quest’ultimo il diritto di difesa con riferimento a future possibili controversie in sede giudiziaria o amministrativa. Decorso tale termine, i Dati Personali verranno cancellati.
per quanto riguarda, invece, i potenziali clienti, per un tempo almeno pari a 1 anno dal primo contatto, decorso il quale verranno cancellati se, nel frattempo, non è sorto alcun rapporto contrattuale ovvero in capo al Titolare la legittima aspettativa che tale rapporto si instauri a breve (per esempio, nel caso in cui siano in corso trattative concrete); ciò anche per assicurare al Titolare il diritto di difesa con riferimento a future possibili controversie in sede giudiziaria;

i dati degli Utenti: per il tempo necessario a evadere la relativa richiesta o, per i dati di navigazione, per la durata della relativa sessione, salvo il caso di disfunzioni nei sistemi, in occasione dei quali saranno conservati fino alla risoluzione della problematica.

I termini indicati potranno essere prorogati nei casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta in occasione di eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.

g. Tasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale

Di norma, i Dati Personali non vengono trasferiti all’estero. Tuttavia, qualora per il perseguimento delle suddette finalità ciò dovesse rendersi necessario, il trasferimento avverrà in conformità delle prescrizioni di legge.

h. Diritti dell’interessato

Gli Interessati hanno diritto:

di opporsi al trattamento dei propri per le finalità 3) e 5) per motivi, da esplicitare, connessi ad una propria situazione particolare;
di proporre reclamo all’Autorità nazionale di supervisione dello stato membro dell’Unione Europea in cui l’Interessato ha la propria residenza abituale o luogo di lavoro od ove sia avvenuta l’asserita violazione del suo diritto; nel caso tale Stato sia l’Italia, il soggetto cui potrà rivolgersi è l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Inoltre, gli Interessati potranno in qualsiasi momento e gratuitamente esercitare, se ne ricorrono le circostanze, i seguenti diritti nei confronti di Italcosmetici:

Diritto di accesso: permette all’Interessato di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tale caso, di ottenere l’accesso ai propri dati personali;

Diritto di rettifica: permette all’Interessato di ottenere la rettifica/integrazione dei dati personali inesatti/incompleti;

Diritto alla cancellazione: permette all’Interessato di ottenere, nei casi previsti dalla normativa, la cancellazione dei propri dati personali;

Diritto di limitazione di trattamento: permette all’Interessato di ottenere, nei casi previsti dall’art. 18, paragrafo 1 del GDPR, la limitazione (cioè il contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro) del trattamento dei propri dati personali;

Diritto alla portabilità dei dati: permette all’Interessato di ricevere – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nei casi previsti dalla normativa e limitatamente ai dati forniti a Italcosmetici, i dati personali che lo riguardano e analogamente il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.

Per esercitare tutti i diritti, gli interessati potranno rivolgersi al Titolare a mezzo posta all’indirizzo Via M. Viganò De Vizzi 62 – 20092 Cinisello Balsamo o inviando una e-mail alla casella di posta elettronica ordinaria è […] ovvero certificata (PEC) italcosmeticisrl@legalmail.it.